Wissensmanagement optimieren

Welches Risiko besteht, wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen oder in den wohl verdienten Ruhestand gehen? Wie schnell können sich neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen eigenständig einarbeiten?

Tipp des Tages:

Unternehmen, die sich in der Wachstumsphase befinden, in der stetig neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen, sind auf Wissensmanagement angewiesen, um u.a. die Einarbeitungs-Effizienz sicherzustellen. Grundsätzlich ist jedes Unternehmen im eigenen Interesse verpflichtet, das gewonnene und vorhandene Wissen zu sichern. Verlassen Mitarbeiter und insbesondere Leistungsträger das Unternehmen, so ist der Wissensverlust bei nicht lebendem Wissensmanagement sehr groß und führt zu Produktivitätsverlusten. Als junges Unternehmen wissen wir, dass wir oft mit Kanonen auf Spatzen schießen, indem wir eine sehr nachhaltige Dokumentation über uns Tun führen. Wir wissen, dass wir einen überdurchschnittlichen Aufwand betreiben und sind uns sicher, dass sich die Investition in die Erhaltung von Fachwissen und erfahrenen Projektwissen auf Dauer rechnen wird. Schon vor unserer ISO-Zertifizierung konnten wir durch die umfangreichen Dokumentation Zeit für wiederholte Recherchen und Best Practice Erfahrungen einsparen. Daher empfehlen wir Ihnen heute folgende Checkliste:

Checkliste zur Sicherung des wertvollsten Gutes in Ihrem Unternehmen

• Stellen Sie Ihrem Team nicht nur in großen Meetings neu erlangtes Wissen vor, sondern direkt nach
  Informationserhalt, am besten 1-2 mal wöchentlich.
• Sammeln und dokumentieren Sie Best Practice Fälle aus dem Alltag in dafür eingeplanten Zeiträumen
• Sammeln Sie Wissen nicht nur auf technischer Ebene, sondern formulieren Sie Storys, um Bilder in den Köpfen für, die Merkfähigkeit zu erzeugen
• Sichern Sie die Verteilung gezielter Informationen an alle Mitarbeiter ab, für die es interessant und wichtig sein könnte
• Gehen Sie mit Mitarbeiter, die ein „Wissen ist Macht“-Denken haben, individuell vor und motivieren Sie zur Wissensweitergabe, z.B. durch eine Bonifikation
• Stellen Sie sicher, dass die Informationen nicht nur an einem Arbeitsplatz abrufbar sind, sondern z.B. über ein Intranet zu jeder Zeit an jedem Ort einzusehen sind
• Erstellen Sie ein Konzept für einen Informationsmix, indem Sie z.B. eine Mitarbeiterzeitung, Meeting-Protokolle und zentrale Unternehmensmeldungen den Mitarbeitern zur Verfügung stellen
• Schaffen Sie einen internen Blog oder eine Community zur Förderung des beruflichen und sozialen Erfahrungsaustausches

Wie setzen Sie ein Wissensmanagement auf?

1. Formulieren Sie Ziele für den Nutzen eines Wissensmanagements, vor allem aus der Mitarbeitersicht

2. Prüfen Sie den Wert , die Wichtigkeit und die vorhandene Anzahl der unterschiedlichen Wissensbausteine

3. Prüfen Sie die Form der Dokumentation, z.B. Mindmapping oder die klassische Dokumentation, mit den technischen Möglichkeiten

4. Bauen Sie eine Verteilerstruktur, mit der Sicherheit, dass Informationen verteilt werden und die richtigen Mitarbeiter erreicht

5. Stellen Sie sicher, dass die erstellte Wissensdatenbank zu jederzeit erreichbar ist und genutzt werden kann. Nur ein Dokument in einem Ablageordner ist nicht teamfördernd.