Reisekosten optimieren, Anreisewege sparen und spontane Meetings durchführen

MeetingVerkaufshilfe, Kosten senken, Advent

Wie oft bewegt sich Ihre Maus als würde sie von einer Geisterhand gesteuert werden?

Wie oft nutzen Sie die heutigen technogischen Möglichkeiten, um sich z.B. mit Ihren Gesprächspartnern online, auf Ihren PC´s spontan zu  verabreden? Bilder sagen mehr als Tausend Worte. Unser Gehirn denkt in Bildern. Wenn wir Bilder, Grafiken oder Prozessabbildungen mit dem Auge wahrnehmen, so ist das Verständnis um ein Vielfaches höher. Persönliche Termine werden daher nach wie vor gerne für Präsentationen, Projektbesprechungen und Schulungen favoritisiert. Nicht ganz zu unrecht, denn was die Chancen der Emotionsweckung, die Vertrauensgewinnung beim Erstkontakt oder auch komplexe Themeninhalte betrifft, gehört der Termin von Angesicht zu Angesicht, zu einen der effektivsten Methoden.

 

 

Was kostet durchschnittlich ein Termin? Sind Ihnen die Kosten bewusst?

Wie uns so vieles im Alltag nicht bewusst ist, sind die entstehenden Kosten für persönliche Termine nicht im Bewusstsein. Vor über 10 Jahren hatten wir für unser eigenes Bewusstsein einen Workshop zur Ermittlung der Terminkosten durchgeführt. Mit erfahrenen Vertriebsmitarbeiter und einem Bilanzbuchhalter in der Mitte, sind wir damals schon auf 250,00 Euro pro Termin gekommen. Dies hat sich im Laufe der Zeit sicherlich erhöht. Rentieren sich diese Kosten für z.B. sehr kurze Termine, zu denen Mitarbeiter aus unterschiedlichen Standorten anreisen müssen? Abstimmungsgespräche wie z.B. die Besprechung der Miles Stone, müssen diese undingt persönlich durchgeführt werden?

Wir leben Green Sales

Aufgrund unseren nachhaltigen Vorgehensweisen ist es für uns von hoher Priorität umweltbewusst und ressourcenschonend zu arbeiten. So tätige ich z.B. 2/3 meiner Geschäftsreisen mit dem Zug, und bei dieser Philosophie der interessante Nebeneffekt vorhanden ist, dass ich sehr viel Zeit gewinne und insgesamt in Topform und gut gelaunt bei meinen Mandanten eintreffe. Weiter versuchen wir so wenig als möglich Papier und Druckkosten zu produzieren und wenn es  vertrieblich und für das Projekt nicht von Nachteil ist, soviel als möglich online zu besprechen. Dies gilt auch für unsere Online-Coaching und wir sind selbst überrascht wie positiv das Angebot mit der damit verbundenen Effizienz und Flexibilität angenommen wird.

Um eine virtuelle Besprechung zu organisieren stellt sich die Frage nach der richtigen Softwarelösung?

Wir haben uns die bekannten Lösungen und Klassiker für diese Aufgabenstellung angeschaut. Sicherlich haben diese Lösungen aus technischer Sicht ihre Vorteile. Für uns waren jedoch nicht die technischen Merkmale entscheidend, sondern die organisatorischen und marketingtechnischen Möglichkeiten, welche die auf dem ersten Blick erscheinende Schwäche, des nicht Gegenübersitzens in einem Raum, so weit als möglich kompensieren.

Mit der Lösung von LiveSein ist uns das gelungen. Für unsere Partner und Mandanten können wir unser Online-Coaching in Team- und Projekträume durchführen. Die Software ist mandantenfähigk, so dass wir
für jeden Kunden einen eigenen Raum anlegen können. Die virtuellen Räume nutzen wir zur Besprechung einzelner Punkte im Rahmen der Zusammenarbeit. Weiter bietet sich das Werkzeug zur Ideenfindung, Koordination und Abstimmung über mehrere Parteien hinweg und über die klassischen Unternehmensgrenzen hinweg an. Der Mehrwert für uns ist der schnelle Überblick über den Fortschritt und den Status unserer Projektinhalte. Das Werkzeug hilft uns nachhaltig zu arbeiten und was wir gut finden ist, dass die Entwicklungsfirma offen ist für Verbesserungsvorschläge. Einige Wünsche konnten schon umgesetzt werden, da man nicht vor einer Black-Box eines Software-Riesen sitzt.

Was uns bei den anderen Lösungen etwas gestört hat ist, dass ein Meeting mit dem Hauptgang beginnt. Im übersetzten Sinne steht für uns die Vorspeise als Ersatz für die Vorbereitung und die Nachspeise für die
Nachbearbeitung. Genau in diesen Punkten wird selbst ein traditionelles Meeting ineffizient. Viele Teilnehmer nehmen z.B. unvorbereitet an einem Meeting teil und während dem Termin ist z.B. nicht transparent was in den vorherigen Besprechungen entschieden wurde.  Die Teilnehmer empfinden die Lösung sehr einfach, da die Darstellung und Bearbeitung der Arbeitsentwürfe, wie z.B. Dokumente,  Planzahlen, Zielerreichungsgrade als auch Präsentationen Vordergrund steht. Als Unternehmer der seinen Heimathafen in der IT-Welt hat, möchte ich folgende Formulierung verwenden. Für mich ist das KILLER-FEATURE der Lösung, dass wir uns über eine parallele Protokollierung für das Online-Coaching keine Gedanken machen müssen, da dies das System automatisch übernimmt. Am Ende eine Besprechung erhalten ich ein Meeting-Protokoll auf Knopfdruck.

Wir besprechen in einer virtuellen Runde oder auch bei unserem Online-Coaching mit Mandanten Inhalte von Business-Plänen allen gängigen Dokumente- und Bild-Formate. Tauschen die Informationen
aus, bearbeiten die Dokumente gemeinsam. Wenn ich z.B. eine Notiz an einer Stelle erstelle und einen Marker setze, sehen das meine Meeting-Kollegen sofort ohne Verzögerung aufgrund langer Aktualisierungszeiten. Alle die am Meeting teilnehmen sind somit synchron und kommen dem realen Meeting sehr nahe.

Sicherstellung des Datenschutzes

Auf dem ersten Blick war ich bei unseren Sondierungsgespräche der Meinung, dass die Funktion eine Videokonferenz durchzuführen nichts Besonderes ist. Heutzutage geht das auch über Skype, wobei das Ihr Datenschutzbeauftragter nicht hören darf. Neben dem Insider-Ruf von Skype bei den Datenschutzbeauftragten, indem es sich um eine potentielle Virenschleuder handeln könnte, war für uns ein weiterer Punkt viel wichtiger, Skype nicht für unser Online-Coaching einzusetzen:

Unsere Mandanten vertrauen uns sehr sensible Daten wie z.B. BWA´s, GUV´s, Business-Plan,  Ziellerreichungsgrade, Statistiken, Lebensläufe, etc. an. Da LiveSein auch bei Versicherungen eingesetzt  wird, wurde bei der Entwicklung für die “Abhörsicherheit” viel Zeit und Geld investiert. Da dieser Entwicklungsschritt vor einiger Zeit vollzogen wurde, können wir uns bei den Inhalten sicher sein, dass sich die Informationen
aus einem Meeting nicht für Dritte zugänglich sind.

Förderung des Teamgeistes und Beseitigung von Kommunikationshürden

Unsere Fach- und Branchenexperten arbeiten bundesweit verteilt mit unserem Team in der Zentrale zusammen. Unsere regelmässigen internen Meetings führen wir auch mit LiveSein durch. Das Wichtige dabei ist, dass wir teilweise internettechnisch schlecht angebundene Büros haben, weshalb es von Vorteil ist, dass die Videoübertragung selbst durch diese Einschränkung reibungs- und ruckelfrei funktioniert. Dies gilt an einem Standort auch bei der Nutzung einer Satelittenverbindung. Mehrere Personen kommen bei uns regelmässig zu  einer Videokonferenz zusammen – direkt im Webbrowser, teilweise via Android Smartphone,
iPhone oder iPad.

Der Softwarehersteller ist noch in der Markteinführung

Wir empfehlen Ihnen die Software von LiveSein zu testen und die Einfachheit des schnellen Konferenzaufbaus zu erleben. Wenn Sie weitere Fragen zur Software und zum Einsatz in der Praxis haben stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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