Delegieren heißt abgeben, loslassen, übertragen, sich davon trennen. Alles nichts an das Menschen mit Führungsverantwortung gerne denken. Die Angst vor Fehlern anderer ist groß, das Vertrauen in die Mitarbeiter klein. Das kann auf die Dauer ganz schön frustrierend werden. Denn auf der einen Seite haben solche Chef sehr viel zu tun, auf der anderen Seite decken sie sich von morgens bis abends selbst mit Arbeit ein und die Angestellten stehen ratlos daneben und können nicht eingreifen.
Delegieren nach Eisenhower
Keine Firma der Welt kann ihre Organisationsstruktur über Nacht ändern. Man muss damit langsam anfangen und am besten tut man da in dem man Prioritäten festlegt. Wer sich mit dem Eisenhower Prinzip noch nicht auskennt, dem sind die ersten Minuten dieses Video empfohlen (alternativ für jemanden der das Eisenhower Prinzip schon kennt, hier die 4-Quadranten Methode:
Nach diesen Bewegtbildern sollten wir nun wissen welcher Aufgabe wir welche Priorität geben. Zusammen gefasst noch mal:
Priorität A: Wichtig und Dringend: Dinge die heute erledigt werden müssen, weil sie wichtig und dringend sind. Sie sollten von Ihnen selbst ausgeführt werden.
Priorität B: Wichtig: Dinge, die wichtig sind, aber nicht unbedingt heute, also dringend, erledigt werden müssen. Eine B-Aufgabe ist beispielsweise eine Zielvereinbarungen, die Sie mit einem Mitarbeiter für das Folgejahr treffen wollen. Es ist wichtig, diese Ziele zu besprechen. Legen Sie einen gemeinsamen Termin fest. Dringend ist die Sache damit erst einmal nicht mehr, sie bleibt aber wichtig.
Priorität C: Dringend: Dinge, die vermeintlich dringend sind, aber nicht wichtig. Die Zusage zu einer Fortbildungsveranstaltung muss beispielsweise bis zu einem gewissen Stichtag erfolgen. Das ist heute dringend, kann aber auch von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter erledigt werden. Delegieren Sie heute die Aufgabe, deren Erledigung für Sie nicht wichtig ist.
Priorität D: Weder noch: Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Dinge können delegiert, abgesagt oder in Ablage P wie Papierkorb landen. Nicht benötigte Werbeangebote oder Zeitschriften, unnötige Mails. Beschäftigen Sie sich erst gar nicht damit.
Bei wichtigen Aufgaben besteht immer eine hohe Wahrscheinlichkeit das ein Fehler zu schweren Konsequenzen führt, diese Aufgaben sollten wir an Mitarbeiter abgeben die im entsprechenden Fach geschult sind oder die diese Aufgabe schon einmal erledigt haben. Das heißt im Umkehrschluss: alle Aufgaben die nicht wichtig sind, erst recht wenn sie dringend sind, sollten delegiert werden!
Nur Mut, delegieren ist gar nicht so schlimm
Das viele Chefs bedenken haben Aufgaben anzugeben ist ganz normal. Doch das Aufgaben unerledigt bleiben weil man zu viel zutun hat, ist bei vielen Chefs ebenfalls Alltag geworden. Die Frage die man sich stellen sollte ist: Ist es für das Unternehmen wirklich besser wenn eine Aufgabe nicht erfüllt wurde, als wenn sie vielleicht schlecht oder nur teilweise bearbeitet wurde? Ich denke nicht! Und wer sagt überhaupt das der Mitarbeiter seinen Job schlecht macht, nur weil der Chef es etwas anderes machen würde? Perfektionismus hin oder her, anders ist nicht gleich schlechter, das sollten sich die Chefs der Erde merken.
Probieren geht über Studieren
Wer sich nicht sicher ist ob er delegieren kann oder ob die Aufgaben zu genüge erfüllt werden können, der sollte einen Testlauf starten. Ein paar Fehlläufe führen noch nicht in die Insolvenz. Was sie für das erste Mal unbedingt beachten sollten:
– Nehmen Sie sich lieber ein paar Minuten mehr Zeit und geben Sie dem Mitarbeiter alle Informationen die er braucht oder eine Möglichkeit sich diese Informationen zu beschaffen, sonst laufen Sie Gefahr das dieser Mitarbeiter alle 5 Minuten vor Ihrer Tür steht und Fragen an Sie hat.
– Bleiben Sie sachlich, auch wenn Sie genervt sind. Das Chefs Aufgaben geben ist ganz normal, doch wenn diese im Befehlston kommen oder bei berechtigten Fragen geschimpft statt erklärt wird trägt das nicht zur Arbeitsmoral bei.
– Loben! Das Fehler oder ein nicht erfüllen der Aufgabe Konsequenzen hat, wird jedem klar sein. Doch das bei erfüllten Aufgaben auch gelobt werden muss, das wird leicht vergessen. Loben Sie auch für Kleinigkeiten, es trägt zum Firmen Frieden bei.
– Machen Sie Ihre Mitarbeiter selbstständiger: http://verkaufshilfe.net/2014/05/mitdenken-wie-mitarbeiter-selbststaendiger-arbeiten/