Digitalisierungs App für den Aussendienst

Verfasst von Thomas W. Frick am 05. Februar 2016 | 08:24 Uhr

Heute stellen wir Ihnen eine App vor mit der Sie viel mehr machen können, als nur Dokumente zu scannen. Mit dieser App sparen Sie Zeit und Nerven. Und das beste ist: Diese App ist kostenlos.

Mobiles digitalisieren ist praktisch – aber nicht so einfach

Wer kennt es nicht. Man ist im Aussendienst unterwegs und kommt jeden Abend mit einem großen Stapel Papier zurück. Egal ob auf Messe oder bei Kundenterminen, überall bekommt man Flyer, Notizen, Dokumente in die Hand gedrückt. Clever ist man schon, wenn man diese Dokumente schon unterwegs digitalisieren kann. So kann man seine Daten schon tagsüber dem Vertriebsinnendienst zukommen lassen und hat alle Dateien eines Kunden an einem Ort.
Und dann gibt es da noch die Fälle in denen man überhaupt nicht an das digitalisieren von Daten gedacht hat. Das Whiteboard nach einer Besprechung zum Beispiel.

Digitalisieren ohne App

Natürlich kann man einfach Fotos von seinen Dokumenten machen. Das die Ergebnisse, die dabei enstehen nicht optimal sind, kann man hier gut sehen:

Screenshot_2015-12-11-11-16-25
Ein Foto von seinen Unterlagen machen ist eine gute Idee. Doch entstehen dabei Probleme.
IMG_20151211_111643
Ein großes Bild mit viel Rand drum herum. Ausserdem ist der Flyer nicht Waagerecht fotografiert worden, das passiert oft, wenn man in Eile ist.
Behälterbörse ohne App
Wenn ich meine Dateien nun an meinen Vertriebsinnendienst schicke, hat dieser noch viel zutun. Das öffnen der Bilder, das erkennen des Kunden, Bildbearbeitung, Dateien umbennen und zu sortieren in die Kundendatenbanken. Das macht kein Vertriebsinnendienst mit.

Zwischen Scannen und Fotografieren – App ist nicht gleich App

Unser heutiger Tipp ist eine App die wir selbst empfohlen bekommen und ausprobiert haben. Ich hatte bereits vorher mehr als eine „Scanner“-App ausprobiert und musste dabei feststellen das die meisten Programmierer solcher Apps den Unterschied zwischen „ein Foto von etwas machen“ und „etwas ein scannen“ nicht zu kennen scheinen.
So konnte ich zwar bei einer Mehrzahl der getesteten Apps die Fotos bearbeiten, doch Kontrast und Farben kann ich auch mit meiner normalen Handykamera ändern, das ist keine Kunst.
Die App „CamScanner“ macht nicht nur ein Foto des Dokumentes, sie gleicht auch Unebenheiten in unseren Fotos aus, kann mehrere Bilder zu einem Dokument zusammenfassen und bietet Exportmöglichkeiten in verschiedene Formate.

Wie funktioniert der „CamScanner“?

 

Screenshot_2015-12-10-15-52-48
Als erstes machen wir ein Foto. In diesem Fall vom Flyer des it-wegweisers. Diesen könnten wir z.B. auf einer Messe bekommen haben und weil wir schon so viele Flyer haben, möchten wir Ihn einscannen, statt ihn mitzunehmen.

 

Screenshot_2015-12-10-15-53-08
Wir haben den Flyer nicht genau Waagerecht fotografiert. Das ist kein Problem. Wir drehen das Bild einfach richtig herum.

 

 

Screenshot_2015-12-10-15-53-26
Der CamScanner hat unseren Flyer nicht in seiner vollen Größe erkannt. Wir ziehen den Rahmen an den Ecken einfach richtig. Die App unterstützt uns dadurch das Sie den nächst größeren Rahmen erkennt.

 

 

Screenshot_2015-12-10-15-53-49
Sollen wir den vorgegebenen Rahmen des CamSanners nicht vertrauen, können wir an einer der Ecken gedrückt halten. Es öffnen sich ein kleiner Bildausschnitt oben links, der den Bereich, den wir mit unserem Finger verdecken, vergrößert darstellt. So können sehr genau auswählen wo wir unseren Rahmen ziehen möchten.

 

Screenshot_2015-12-10-15-54-19
Haben wir uns dafür entschieden das unser Rahmen richtig sitzt, können wir das enstandene Bild noch bearbeiten. Wie man sehen kann, hat die App nur den markierten Bereich genommen und das Bild automatisch grade gedreht.

 

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Egal ob durch automatische Bildbearbeitung oder durch das manuelle Einstellen von Helligkeit und Kontrast, kann man das Bild optimal anpassen, so das Bilder und Schrift gut erkennbar sind.

 

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Nachdem ich mein Bild bearbeiten habe, wird es automatisch in einem eigenen Dokument platziert. Über die kleine Kamera unten links, kann ich weitere Bilder/ Seiten hinzufügen.

 

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Fotografieren wir nun die Rückseite unseres Flyers. Diesmal haben wir ihn nicht gedreht, sondern schräg fotografiert, so das uns die untere Seite größer vorkommt als die obere.

 

Screenshot_2015-12-10-15-56-13
Da der Rahmen gut passt, nehmen wir das Bild an, in den wir unten rechts auf den Haken klicken. Nun können wir das Bild wieder bearbeiten. Wieder hat der CamScanner nur das Bild in unseren Rahmen genommen. Das Besondere: Automatisch wurde das eben noch trapezförmige Bild in ein rechtwinkliges Bild umgerechnet.

 

Screenshot_2015-12-10-15-56-57
So sieht unser Flyer nun als PDF-Datei aus.

 

Screenshot_2015-12-10-15-56-25
Nun haben wir beide Bilder die zum gleichen Flyer gehören, in zwei Bildern, doch in einem Dokument.

 

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Das gesamte Dokument kann ich nun z.B. als PDF exportieren.

 

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Nun haben wir das Dokument entsprechend umbenannt. Außerdem können wir jetzt auch die Seiten sortieren, falls wir nicht alle Bilder in der richtigen Reihenfolge gemacht haben.

 

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In meiner Übersicht sehe ich alle Dokumente und wie viele Seiten sie haben. Von hier aus kann ich durch das Kamerasymbol, unten in der Mitte, ein neues Bild einscannen.

 

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Besonders angenehm ist die Möglichkeit die Dokumente mit tags zu versehen. So findet man Sie später schneller wieder und weiß noch wo und wozu man sie gemacht hat.
Nun kann ich meinen Vertriebsinnendienst eine einzige Datei zukommen lassen. Sie ist richtig benannt und erfordert keine weitere Bearbeitung.
Nun kann ich meinen Vertriebsinnendienst eine einzige Datei zukommen lassen. Sie ist richtig benannt und erfordert keine weitere Bearbeitung.

 

Scannen kann man ganz viel – Ein Praxistipp

Zwar ist die App dazu gedacht einen Scanner für Dokumente zu ersetzen, doch merkt man mit der Zeit, das sich auch vieles andere „Scannen“ lässt. Hier zwei Beispiele:

  • Nach einer Besprechung schnell das Whiteboard scannen und nachträglich die Dateien bei seinen Aufzeichnungen ablegen
  • Auf einer Messe Visitenkarten und die dazugehörigen Notizen oder Flyer Scannen, so das man alle Daten eines Kontaktes beisammen hat
  • Um schnell ein Dokument zu digitalieren, das man per Hand unterschreiben musste und versenden will

Brauche ich die Premium Version des CamScanners?

Die Macher von CamScanner bieten in Ihrer Premium Version noch ein paar Möglichkeiten für das Arbeiten mit dieser App, so kann man z.B. statt 200MB, 10GB in die Cloud legen; Es gibt eine Texterkennung durch OCR; es ermöglicht das hochladen der gescannten Dokumente auf Cloud Anbieter wie Google Drive, Dropbox oder Evernote; es ermöglicht das freigeben der Datei für 50, statt 10 Mitarbeiter oder Freunde und es entfernt natürlich die spärliche Werbung innerhalb der App.

Ich persönlich benutzte nicht die Vollversion, sondern nur die kostenlose. Ich sende mir die Dateien am häufigsten selbst per Mail und nutze die App nur als mobilen Scanner, da habe ich keinen großen Nutzen durch die Premium Version. Zumal die Entwickler 4,99 $ pro Monat oder 49,99 $ pro Jahr haben wollen.

Wo finde ich diese Scanner App?

Zu finden ist die App natürlich im Google Play Store, im Apple AppStore oder auch im Windows Store. Durch das klicken auf den jeweiligen Store kommen Sie direkt dort hin.

Alternativ gibt es die App zum Download natürlich auch auf dieser Internetseite: www.camscanner.com

Möglichkeit zur persönlichen Präsentation

Am 11. Februar 2016, gestalten wir die größte IT-Messe in Hessen mit. In diesem Rahmen können Sie sich von uns sich diese App live erleben und sich weitere Tooltipps holen. Kostenfreie Tickets erhalten Sie auf unserem IT-Wegweiser an folgender Stelle: kostenfreie Messetickets ITandMedia

 

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