Checkliste: Wie sichern Sie sich Ihren Event-Erfolg?

Wenn ich Sie nach dem besten Event frage dass Sie bislang besucht haben, an Welches erinnern Sie sich sofort? Was hat Sie im Vorfeld bewegt das Event zu besuchen?

Die Besuchsfreudigkeit von Events hat sich in den letzten Jahren deutlich reduziert. Heute müssen Sie Ihren potentiellen Eventteilnehmern schon etwas Besonderes bieten. Neben der Eventflut wirkt sich die Informations- und Aufgabenflut auf das Zeitmanagement der Entscheider aus. Weniger Zeitfenster stehen für ungeplante Veranstaltungen zur Verfügung. Eine professionelle Organisation wird vorausgesetzt ebenso ein Highlight in Form von Top-Referenten oder einem gutem Unterhaltungsprogramm. Steht das Event erst einmal, so kommt die erste Herausforderung mit der Teilnehmergewinnung. Für feste Zusagen gibt es noch lange keine Erscheinungsgarantie, da die „No-Show-Rate“ in den letzten Jahren immer mehr gestiegen ist. Ein Event aus der Hüfte zu organisieren und auf das Zufallsprinzip zu bauen „Es wird schon werden…“, sind verschleuderte Marketinggelder. Daher möchten wir Ihnen mit einem Auszug unserer Eventreferenzen folgende Checkliste zur Hand reichen:

 

         

         

 

Erfolgsvorbeitung

Die Voraussetzung für erfolgreiche Events sind umfangreiche Gedanken und Planungen im Vorfeld. Um am Ende ein Event als Erfolg verbuchen zu können sind folgende Punkte im Rahmen der Erfolgsvorbereitung umzusetzen:

– Besprechung der Ausgangssituation „Warum ist das Event das richtige Marktinginstrument?“
– Definierung meßbarer Ziele
– Zielgruppendefinition
– Was ist der Event-Köder, warum soll die Zielgruppe kommen? Welche Mehrwerte werden geliefert?
– Budgetfestlegung
– Recherche was aktuell die Zielgruppe interessiert und was das Motto sein könnte
– Definierung der Einladestrategie zur Teilnehmergewinnung
– Planung der Programmpunkte
– Definition des Organisationsteam
– Festlegung des Zeitplans
– Akquisezeit berücksichtigen
– Logistische Organisation, Veranstaltungsort definieren unter Berücksichtigung der Anreise
– Terminplanung mit Berücksichtigung der Ferienzeiten und Feiertage
– Konzepterstellung

Feinplanung des Events

– Raumbedarf gemäß der gewünschten Teilnehmeranzahl
– Bestuhlungart
– Tische
– Empfangsmöglichkeiten | Servicepunkte
– Pausenplanung
– Erreichbarkeit
– Übernachtungsmöglichkeiten
– Definition der Lokation

Einbindung Ihrer Lieferanten und weiterer potentiellen Eventpartner

– Prüfung von Event-Kooperationspartner
– Gewinnung von Sponsoren
– Ansprache der in Frage kommenden Eventpartner
– „Make or Buy“ – Entscheidung, Interne oder externe Organisation
– Termine zur Abstimmung mit dem externen Organisationspartner
– Auftragserteilungen

Programmplanung

– Feinplanung der Zeitfenster
– Verantwortlichkeiten definieren
– Eventmoderation sicherstellen
– Pausen einplanen
– Rahmenprogramm mit z.B. Künstlern

Referentenplanung

– Anfrage Referenten
– Briefing Referenten
– Referentenschilder
– Referentenbetreuung
– Referate und Dokumentationen zur Abgabe einfordern
– Übernachtungsmöglichkeiten
– Geschenk organisieren

Teilnehmergewinnung

– Einladung formulieren
– Besondere oder klassische Einladeform?
– Corporate Design einhalten
– Corporate Identity einhalten
– Adressselektion und/oder Adresseinkauf
– Anmeldeformular erstellen mit Anmeldefrist
– Information über Anreisemöglichkeiten
– Information hinsichtlich Übernachtungsmöglichkeiten
– Evtl. Aufwertung der Einladung durch personifiziertes Ticket
– Werbemittel einsetzen um die Aufmerksamkeit zu gewinnen
– Versand durchführen

Teilnehmer-Management

– Teilnahmebestätigung
– Ansprechpartner für alle Fragen benennen
– Transparenz über die Anmeldungen sicherstellen
– Teilnehmerliste erstellen
– Erinnerungsaktion für die Wunschteilnehmer die sich noch nicht angemeldet haben

Unterlagen

– Namensschilder
– Arbeitsunterlagen
– Unterlagen Vorort
– Informationsmaterial
– Schreibunterlagen
– Give-Aways

Empfang

– Teilnehmerempfang – und Begrüßung
– Garderobe
– Registrierung der Gäste
– Abgabe Namensschilder
– Sicherheitsdienst

Technik

– Leinwand
– Beamer
– Flipchart
– Videos und multimediale Effekte
– Mikrofone
– Schreibunterlagen
– Smart Board
– Rednerpult
– Notebook
– Moderatoren-Koffer
– Umkleideraum
– Lagermöglichkeiten
– Kommunikationsmöglichkeiten
– Presseraum

Dekoration

– Art der Dekoration
– Sitz-, Tischordnung
– Blumen
– Brandingmöglichkeiten
– Food & Beverage
– Art des Caterings
– Organisation Catering
– Empfangsapéro, Pausendrinks und Snacks
– Getränke auf Rednerpult und Teilnehmertischen

Vorbereitungen Vorort

– Definitive Anzahl Gäste an Caterer übermitteln (wenige Tage vor dem Event)
– Besuch der Lokalität
– Auflegen von Unterlagen, Namensschildern
– Branding anbringen
– Briefing des firmeneigenen sowie externen Personals
– Bekanntmachen mit Bankettverantwortlichem
– Letzter Rundgang
– Techniktest

On Stage | Event

– Freundlich
– Gut Vorbereitet
– Kompetent
– Authentisch
– Begeisternf
– Lächeln
– Interaktionen einbauen
– Teilnehmeransprache sofern jemand alleine steht
– Teilnehmerbefragung zum Ende

Eventoptionen

– Social Media Integration
– Pressearbeit
– Integration der Zielgruppen-Medien
– Media-Monitoring
– Anzeigenschaltung
– Veranstaltungshinweise
– Hinweise auf Internet
– Firmeninterne Information
– Newsletter (Konzeption Newsletter)
– Fotograf
– Kameramann für ein Eventfilm

Nachbearbeitung

– Abrechnung
– Kostenübersicht / Controlling
– Auswertungen, Umfrage Teilnehmer
– Dankesbrief an Referenten/Teilnehmer
– Interne Manöverkritik